Как учитывать доходы фрилансеру, ИП и пользователям
Кем бы вы ни были, фрилансером, индивидуальным предпринимателем, или кем-то другим, у вас вероятно периодически встает вопрос - а куда я трачу свои деньги?
Да, такой вопрос действительно посещает всех и некоторые начинают задумываться о том, что нужно как-то учитывать свои доходы и расходы. Об этом сегодня и поговорим.
Кому это нужно
Обычный работник в обычной компании не задумывается о том сколько он зарабатывает. Он четко знает, что 25 числа аванс, 15 зарплата (условно). С фрилансерами всё сложнее. Поступление денег не нормированное и иногда сложно запомнить, кто, когда и за что прислал вам деньги. В такой суматохе можно и упустить момент полной оплаты клиентом и отдать ему проект даром, бывало и такое.
Обычно такие проблемы посещают фрилансеров имеющих большой поток клиентов и у кого обороты начинаются хотя бы от 100 000 рублей. Если меньше - можно и в голове держать.
Еще есть индивидуальные предприниматели, которым нужно учитывать не только доход, но и расходы. Это уже не просто желание, а крайняя необходимость для отчета налоговой. Тут уже нужна более продвинутая система учета доходов и расходов.
Последняя группа, это люди которые просто хотят знать куда и сколько они потратили денег в этом месяце. Для них так же есть отдельные решения.
Теперь давайте пройдемся по каждой группе отдельно и решим, какими инструментами можно пользоваться и сколько это будет стоить.
Как учитывать доход фрилансеру
Обратите внимание, мы сейчас не говорим о налогах и отчетности. Речь идет об учете доходов и расходов исключительно для себя.
Итак, где обычно фрилансеры ведут свою бухгалтерию:
- Google Sheets
- Exel (по сути одно и тоже)
- Мобильные приложения
- Сбербанк онлайн
- Специальные онлайн-сервисы
- На бумаге
У каждого из этих способов есть свои достоинства и недостатки.
Google Sheets и Exel
Очень удобно. Особенно если говорить о Гугл таблицах. Можно получить доступ с любого устройства и любого места. Не обязательно сидеть за пк. Получили доход или потратили деньги - сразу же внесли в таблицу.
Сложность в том, что нужно разбираться в этих таблицах и “шарить” в формулах. Однако спасает большое количество таблиц-шаблонов, которые совсем не сложно допилить под себя и пользоваться ими.
Еще момент, не открывайте доступ по ссылке к таблице. У Google уже был случай, когда такие документы попали в поисковую выдачу. Так все ваши доходы и расходы могут оказаться не в тех руках.
Еще несомненный плюс это цена сервиса. Её просто нет, все бесплатно. В общем, очень удобно.
Мобильные приложения
Еще один крайне удобный способ. Но есть одно но - цена. Хорошие приложения стоят платно и далеко не во всех прилах можно вести учет нескольким пользователям одновременно. Это бывает необходимо если вас работает целая команда и всё должно быть полностью прозрачно.
В чем мобильное приложение имеет неоспоримый бонус - там это в очень легкой и наглядной разбивке доходов и расходов по категориям. Вы всегда можете построить красочные отчеты о том куда вы дели деньги и сделать выводы. Чтобы сделать такое в Google Sheets придется сильно постараться и применить много формул.
Еще один недостаток мобильных прил, если его вообще можно учитывать - невозможность управлять ими с компьютера. Однако этот недостаток слишком мал, чтобы его учитывать. Телефон всегда у вас под рукой.
Сбербанк Онлайн
Как оказалось, некоторые пользователи пользуются для анализом своей финансовой ситуации отчеты из Сбербанка Онлайн. У них есть как приложение, так и веб-версия. Однако, этот способ подходит только тем пользователям, кто проводит все свои операции исключительно через карту сбербанка. Если какую-то часть денег вы используете в виде налички - этот способ вам уже не подойдет.
Да и в целом приложение и его отчеты далеко не кастомные и возможно они покажут вам не полные или не самые достоверные данные. Как минимум сбербанк не всегда правильно определяет куда именно вы потратили деньги и может покупку в книжном отнести в тематику “Алкоголь”.
Бухгалтерские сервисы
Мы не будем рекламировать никакие сервисы, вы легко найдете их по соответствующему запросу в Яндексе. Их десятки и все один похожи один на другой.
Суть в чем, сервис предлагает вам вести бухгалтерию с помесячной оплатой за этой. Вы можете заключать договора, выставлять счета и акты и учитывать свои доходы на основе этих счетов.
Для фрилансеров не лучший способ учитывать деньги, так что и останавливаться на этом в этой части статьи не будем. Подробнее о сервисах мы поговорим дальше.
На бумаге
Есть и те, кто предпочитает вести весь учет своей деятельности с помощью пера и блокнота. Плюсы - бесплатно, скорее всего всегда под рукой, но.. всё же приходится писать. А как анализировать? С помощью калькулятора?
В общем сомнительный способ учета доходов и расходов из древнего прошлого. Так делать мы вам не рекомендуем. Кстати, мы еще вернемся к бумаге дальше.
Итог
Получается, для фрилансера хорошими способами учета доходов и расходов являются Google таблицы и мобильные приложения. В таблицах вы можете воспользоваться своими шаблонами или одним из тех, что мы приведем в конце статьи. Из приложений трудно рекомендовать что-то конкретное, под свои задачи вам лучше изучить несколько прил и выбрать максимально функциональную.
Как учитывать доходы индивидуальному предпринимателю
Тут всё уже немного сложнее, чем у фрилансеров. Учет доходов и расходов индивидуальному предпринимателю это уже не просто интерес, а необходимость для полноценной отчетности в налоговую и понимания, куда движется его бизнес. Как ни странно, тут уже на первые места выходят обратно пропорциональные фрилансерам способы, а именно учет в сервисах или на бумаге становится куда привлекательнее, чем мобильные приложения. Но давайте по порядку.
На бумаге
Если вы индивидуальный предприниматель и хоть раз сталкивались с социальными выплатами или особо вредным инспектором налоговой службы, то скорее всего вы слышали про такое понятие как КУДиР или Книга Учета Доходов и Расходов.
Как говорят законы нашего государства, каждый индивидуальный предприниматель должен иметь заранее заведенную (в начале года) подшитую и пронумерованную книгу, где он должен вносить все свои доходы и расходы по месяцам. Потом подбиваются данные за год и её можно сдать вместе с декларацией о доходах в налоговую.
На практике эту книгу в налоговой почти никогда не просят, но она вам точно пригодится для получения любых социальных льгот.
Вести детальный отчет по всем операциям с деньгами в таком формате всё жё не удобно, так что решайте сами. Может вы решите вообще не пользоваться КУДиРом.
Бухгалтерские сервисы
Способ, который хорошо вам подойдет, если вы обладаете системой налогообложения “доходы минус расходы”. Вы можете проводить все операции своего предприятия через счета и акты, а потом уже декларировать их как расходы или доходы. Преимущества - в сервисе всё это делается максимально быстро, удобно и просто. Однако, за сервисы придется заплатить.
Еще одно преимущество - во многих сервисах уже есть свои базы контрагентов, что еще сильнее упрощает работу с ними.
Google Sheets и Exel
Таблицы Google всё так же остаются одним из самых распространенных и рекомендованных способов ведения бухгалтерии, причем и для индивидуальных предпринимателей в том числе.
Дело в том, что возможности этого инструмента настолько широки, что мы даже не представляем, чего там сделать нельзя.
Учет доходов для обычных пользователей
Иногда вопрос “а куда деваются мои деньги?” встает не только у предпринимателей, но и у простых пользователей. Вообще вести учет всех передвижений денежных средств внутри семьи - это крайне полезная привычка. Понимать, сколько вы тратите на развлечения, на еду и алкоголь очень важно.
Особенно этот вопрос встает остро, если вы собираетесь совершить крупную покупку и хотите начать копить. Лучшими способами понять, куда пропадают ваши деньги можно считать всё те же Google таблицы и мобильные приложения. Какими приложениями пользоваться, мы поговорим дальше.
Шаблоны Google Sheets
Теперь мы с вами поделимся примерами простых шаблонов, начиная от простых к более сложными. Чтобы воспользоваться шаблонами нажмите на кнопку “файл” и сделайте копию нужного шаблона в ваш Google Drive.
Шаблон “семейный”
В целом самый обычный шаблон, который может сделать каждый, даже не обладая специальными навыками. Имеем три основных поля: Приход, остаток и траты. Мы заполняем только “приход”, всё остальное будет подстраиваться уже автоматически.
Дальше делаем основные категории товаров, можно разбить таблицу на 31 день и заполнять каждый день в отдельности. Для простоты, можно делать это одной колонкой, как на скриншоте.
Логика таблицы максимально простая: вы ежедневно вносите в неё свои расходы, не расписывая отдельных товаров. Не нужно писать “купил пакетик кофе”, достаточно просто во вкладку “продукты” внести эти деньги. Траты и остаток автоматически пересчитаются.
Через полгода вы сможете на основании накопленных данных построить графики (можно и раньше, но данных будет мало), и посмотреть, как изменяются ваши расходы на определенные категории товаров. Теперь вы можете проводить полноценный анализ своих трат.
Ссылки на этот шаблон мы давать не будем, так как он настолько прост и элементарен, что его без проблем каждый сам себе внедрит.
Шаблон “Подробный семейный бюджет”
Это уже шаблон совсем не для ленивых пользователей. Тут вы можете внести все свои доходы и ежедневно и подробно вносить все расходы. Купили шоколадку - так и напишите. У некоторых разных товаров может быть одна категория, например “продукты” и так в конца месяца вы будете знать, что на продукты в общем вы потратили 6000 рублей, из них 5500 на шоколадки. Согласитесь, очень детальные и полезные данные.
Так вы можете конкретно знать всё, на что вы тратите деньги и делать выводы. Таблицу можно вести по месяцам и в итоге подбить данные за целый год. Интересно было бы узнать, а сколько шоколадок вы покупаете за такой долгий период.
Как и с предыдущей таблицей вы можете строить графики и составлять сводные таблица из нужных вам данных.
Шаблон “Корпоративный”
Очень серьезный и сложный шаблон позволяющий использовать его даже вместо CRM системы для предпринимателей. Тут вы можете вносить всех менеджеров и клиентов, считать сводки за любой нужный вам месяц, включая текущий.
Этот шаблон однозначно не подойдет для обычного семейного бюджета, но вполне подойдет для небольшой компании. Считайте доходы по проектам и отдельным контрагентам, выявляйте самые прибыльные направления месяца, сводите задолженности и еще много чего другого.
Для полноценного использования этого шаблона вам понадобятся знания формул и принципа работы Google Sheets.
В целом трех видов шаблонов вам будет достаточно для любых ваших нужд в учете финансов. Теперь давайте поговорим о мобильных приложениях.
Мобильные приложения для учета финансов
Тут мы поговорим о наиболее ярких представителях подобных приложений. Если вы не нашли знакомые вам названия, не пугайтесь. Разобрать всех даже популярных в одной статье заняло бы слишком много места. Выберем лучшие из лучших.
Monefy
Одно из важнейших преимуществ этого финансового менеджера - синхронизация на любых устройствах. Вы можете вести один учет используя несколько устройств и всё будет синхронизироваться в режиме реального времени. Крайне удобно, особенно для использования семьей.
Приложение имеет две версии, бесплатную и PRO. По сути, если вы планируете вести учет единолично и синхронизация вам не нужна - используйте бесплатную версию. В противном случае, можно даже купить софт, цена его довольно демократичная.
Интерфейсе приложения сможет разобраться даже ребенок. Очень легко внести деньги на баланс либо добавить расходы. В приложении предустановленно уже много категорий расходов и источников средств. Не нашли свой - добавьте новый, это не займет много времени.
Также приложение строит красивые и информативные графики и поддерживает мультивалютность.
Для полноценной работы и синхронизации приложению обязательно нужен доступ к интернету.
Кстати, приложение умеет делать резервные копии ваших отчетов, так что вы можете не бояться за сохранность статистики и “поднять” данные хоть за десять лет.
Неоспоримым преимуществом этого приложения можно считать крутые виджеты для рабочего стола вашего смартфона. Есть два варианта, минималистичный виджет с парой кнопок, либо полноценный виджет размером почти во весь рабочий стол. Теперь вам необязательно заходить в приложение для внесения данных. В общем, мы рекомендуем.
Money Manager
Еще одно приложение с говорящим названием. Интерфейс прилы оставляет желать лучшего. Элементы управления довольно небольшие и не наглядные.
В целом приложение имеет тот же набор функций, что и предыдущее, но представлены они не так красиво. Так же есть и платная версия, в которой отсутствует реклама и есть функционал бухгалтерской книги.
Единственное существенное отличие - наличие функции доступа к приложению с ПК.
Заключение
В наше время полезно и нормально иметь полный контроль над своей жизнью и финансами. Как не крути, люди становятся более грамотными и всё чаще задумываются над тем, что они делают. Учет собственных финансов - это хорошие шаг в правильном направлении к пониманию своей жизни и того, куда эта жизнь может вас привести.
Записывайте, анализируйте и изучайте свои расходы. Какой именно способ использовать для этого - решать вам. Главное - не пользуйтесь слишком сложными и замороченными инструментами. Даже один лишний клик со временем начнет вас бесить и вы можете бросить вести свою бухгалтерию.
