Если у вас есть один или несколько проектов и целая команда, то задастую встает вопрос, а как построить рабочий процесс так, чтобы всем было комфортно, процессы были максимально автоматизированы и работа выполнялась в срок.
Вопрос объемный и сложный. Сегодня на рынке существуют сотни инструментов, досок, CRM-систем и прочего-прочего, что позволяет построить работу не только одной команды, но и целой компании с отделами-департаментами и филиалами.
Однако в этой статье мы как раз-таки поговорим о небольших командах до 15-20 человек и о том, какими инструментами можно пользоваться для построения полноценной и качественной работы.
Какие инструменты нужны
Предположим, что у вас молодая и динамично развивающаяся команда, перед которой стоят вопросы постановки задач и коммуникаций. Задастую команда находится в разных точках города, а то и мира и правильно настроенные коммуникации между членами этой команды очень важны. Об этом мы и поговорим в первую очередь.
Коммуникации членов команды
Что есть коммуникации? Это возможность общения, отправки ссылок на задачи, при необходимости возможность созвона и демонстрации презентаций или хотя бы экрана. Какими инструментами можно решить этот вопрос?
Чат ВК или в другой социальной сети
Старый, добрый Вконтакте со своей возможностью создавать беседы на сколько угодно человек. Это удобно для совсем маленьких команд, состоящих из трех-четырех человек. Все общаются между собой, особого спама и флуда нет. Организовать четыре человека не сложно.
Из плюсов: у всех есть приложение ВК, то есть не нужно никакого дополнительного софта. Уведомления приходят мгновенно, в случае встречи или недоступности их можно отключить в два клика. Так же к плюсам можно отнести удобство самой платформы ВК.
Но тут есть и серьезные недостатки. Если ваша команда любит поболтать на разные тематики, скидывать мемы или новости, что угодно, тогда может потеряться важная информация, задача или объявление. Кто будет виноват? Никто.
Так же в этот чат нельзя встроить какие-либо сервисы, делать контекстные ссылки, да и вообще он подходит больше для общения команды на всякие разные темы, но никак не для обсуждения рабочих процессов.
Skype
Приложение, которое было и вероятнее всего является основным способом коммуникаций в большом количестве компаний. Из преимуществ: возможность создания групповых конференций с возможностью демонстрации экрана. Но, это только в платной версии. Так же как и в чате ВК, в скайпе могут потеряться среди обсуждений важные задачи и объявления. Хотя некоторые компании и выходят из ситуации путем создания нескольких чатов одновременно, где у каждого своя задача и правила.
Discord
Платформа для создания целых серверов, которая когда-то предназначалась в основном для геймеров. Однако несмотря на свою игровую направленность хорошо подходит даже для создания целого функционального виртуального офиса.
Вы можете сделать общую комнату, отдельные кабинеты для каждого члена команды и при необходимости заходить туда и общаться с сотрудником. Это как вы заходите к нему в кабинет по какому-либо вопросу в реальной жизни, только всё это происходит онлайн.
Так же у каждой комнаты есть свой чат, звонки и тонна различных настроек. Хоть радио там запускайте для всех входящих.
Вы можете сделать гостевую ссылку на свой «офис» и приглашать туда для обсуждения посторонних людей и не переживать за их доступ к истории ваших переписок или к кабинетам сотрудников.
Есть и видеозвонки с возможностью демонстрации экрана. В общем очень удобно и функционально. Сомнительный, но всё же плюс: если ваши члены команды любят играть в игры, у них наверняка уже стоит дискорд и им не придется устанавливать дополнительный софт. Ну и вы сможете видеть, каким приложением в данный момент занят ваш сотрудник. Если, конечно, он не отключил этот функционал в настройках приватности.
Чат в CRM системе
Это, пожалуй, второй по удобности способ общаться со своей командой. Тут есть однозначное преимущество перед всеми вышеперечисленными способами: возможность встраивать функционал самой CRM-системы. Почти везде есть возможность вставлять контекстные ссылки на задачи, других сотрудников или файлы, хранящиеся в системе.
Так же это удобно потому, что вы можете пользоваться и функционалом постановки задач это системы, и отслеживать время работы команды и прочее и прочее.
Есть и недостатки. Вам придется устанавливать дополнительные приложения, скорее всего у CRM системы будет не самый удобный чат (как показывает практика).
WhatsApp, Telegram, Viber
Или любой другой телефонный мессенджер. Как не крути, телефонный мессенджер всегда им и останется. Эти чаты удобны для объявлений в школах или подъездах, для того чтобы общаться с семьей или друзьями, но никак не для полноценной рабочей переписки.
В них вечно теряется нужна инфа, на телефон будут сохраняться тонны рабочих картинок, скриншотов и прочего. В общем использование подобного способа общения жутко неудобно и не профессионально.
Slack
Мессенджер, предназначенный как раз для корпоративного общения. Имеет много возможностей интеграции со сторонними сервисами и дополнительных модулей. Очень удобен для Digital-команд.
Можно делать раздельные чаты и комнаты для разных отделов, общие чаты и личные чаты соответственно. Единственный недостаток – разобраться с ним не так просто и новичкам может быть сложно.
Для больших команд придется приобрести платную версию.
Подводим итог
Вам не обязательно использовать только одно средство для общения внутри команды. Вы легко можете использовать связки ВК + Discord или WhatsApp + CRM, но только в том случае, если вы будете четко разделять информацию рабочего и личного характера. Ни в коем случае не шлите в разные места информацию по работе, иначе вы потом просто забудете, где и что вы скидывали и обсуждали. Решили использовать VK + CRM? Используйте первое для личного общения, второе для рабочего.
Постановка задач
Теперь давайте поговорим о том, какие инструменты лучше всего использовать для постановки задач команде. Тут всё сложнее, чем с чатом, так как задачи различаются в зависимости от того, кто состоит в команде и от того, какие задачи ставятся.
Какие есть основные виды рабочих задач:
- Задача на разработку (например программисту)
- Задача на креативную работу (художники)
- Редактура (копирайтеры, авторы, переводчики, рерайтеры)
- Маркетинговые задачи
- Управленческие задачи
На основании этих типов задач мы и будем приводить дальше примеры.
Google Docs
Тут скорее речь пойдет о Google Sheets, ибо при даже средних навыках работы в Google таблицах можно собрать целую CRM-систему. Но сейчас речь не об этом.
Таблицы от Google хорошо подходят для постановки задач, не требующих большого технического задания или нескольких этапов контроля. Таблицы отличаются простым, но функциональным интерфейсом, позволяющим делать чек-боксы, выпадающие списки, условное форматирование цветом и много чего другого.
В Google Docs удобно ставить задачи для копирайтеров и авторов, составлять контент-план для контент-менеджеров
В общем, если вы не используете больших описаний задач и долгих этапов контроля и правок, то Гугл Таблицы отлично вам подойдут. Собрать интерфейс для начала работы можно за десять минут, а потом уже его допиливать. Главный плюс – все абсолютно бесплатно.
CRM-системы
Основное предназначение современных CRM систем – это автоматизация бизнес-процессов. Одним из таких процессов и является постановка и контроль выполнения задач. Чем удобно пользоваться CRM – у вас всё может быть в одном месте, но в этом же кроется и существенный недостаток.
Зачастую крупные системы перегружены функционалом и в нем тяжело разобраться. Зачем вам телефония, построение автоворонок, прослушивание разговоров сотрудников и тд. Если вы просто хотите ставить задачи? Правильно, не зачем.
Второй весомый недостаток CRM-систем – это их стоимость. Чем больше функционала или сотрудников, тем выше стоимость соответственно. Нет смысла платить за то, чем вы не пользуетесь.
Одной из самых популярных систем автоматизации бизнес-процессов в России можно назвать Битрикс24. Бесспорно система качественная, имеет невероятно много функционала, что делает её подходящей к любому типу бизнеса, но её цена в платной версии непомерно завышена.
Конечно, для небольшой команды подойдет и бесплатная версия, но если у вас команда программистов, то использовать настолько крупное решение просто нет смысла. Лучшее – враг хорошего.
Agile или Scrum доски
Если вы работаете в сфере Digital, то скорее всего вы уже слышали про подобные доски задач. Если коротко и просто, то создается доска (в оффлайне, сервисе, хоть в Google Sheets), разбивается на этапы и одна задача должна пройти от начального этапа до конечного. Например, в программировании доску обычно делят на шесть этапов:
- To do – задача поставлена
- In Progress – задача ушла в работу
- On Review – задача на проверке
- Committed – сделанные задачи, но не готовые к тестированию
- Testing – задачи, которые находятся на тестирование
- Done – выполненные задачи
Вы можете делать любое количество этапов и досок. Обычно одна доска используется для одного проекта.
Один из самых популярных сервисов Scrum досок является Trello. Его использую в крупных компаниях, где постоянно ведется какая-либо разработка. Например: Electronic Arts, Microsoft, Google и другие крупные компании.
Трекеры задач
По сути, трекеры задач это небольшие CRM-системы, не имеющие ничего лишнего, кроме самих задач. Сейчас многие компании делятся своими трекерами, но все они платные (Яндекс.Трекер, Microsoft Team и тд.).
Преимущества таких трекеров – их используют крутые компании, а им «виднее», каким должен быть сервис постановки задач. Они улучшают его для себя – он улучшается и для вас. В общем удобно и задастую ничего лишнего.
Единственный существенный недостаток – цена. Обычно платить нужно за количество пользователей.
Заключение
Возможно, мы в этой статье упомянули не все виды способов коммуникаций в команде или трекеров задач. Если какой-то важный упустили – напишите о нем в комменты и мы обязательно сделаем на него обзор и добавим в эту статью.
Помните золотое правило – чем меньше действий вам нужно совершить для постановки задачи или общения – тем лучше. Лишние процессы только занимают время и нервируют пользователей. Всегда выбирайте самое простое, но подходящее вам по функционалу решение.
