Как сделать корпоративную почту на своем домене: от «А» до «Я»

Если компании нужно запускать e-mail-рассылки, общаться с партнёрами и настраивать коммуникацию между сотрудниками, обычная почта для этого не подойдёт. Она небезопасна для деловых переписок, а выглядит не особо презентабельно для серьёзного бизнеса. Лучший выход здесь – завести корпоративную почту.

Рассказываем, зачем она нужна, как создать свою уникальную доменную почту и какие сервисы для этого подходят.

Зачем используют корпоративную почту

Почти у любой организации, которая присутствует в интернете, есть рабочий е-мейл. Чтобы адрес такой почты выглядел более профессионально, его привязывают к домену компании. Вместо обычного префикса mail.ru, list.ru или gmail.com, как у адресов для физических лиц, тут используют наименование бренда. Например, как в нашей почте: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в браузере должен быть включен Javascript..

Такую почту называют корпоративной. Она нужна, чтобы:

• общаться с клиентами: можно выделить отдельные адреса для разных отделов – розничных продаж, сервисного обслуживания и т.д.;
• присваивать красивые именные адреса разным сотрудникам: например, support@yourcompany.com, ivanov@yourcompany.com и т.д.;
• настроить рабочую коммуникацию, отделить деловые переписки от личных, усилить их более серьёзной защитой;
• запускать емейл-маркетинг: рассылки с личных адресов почтовые сервисы часто блокируют, к корпоративным адресам относятся лояльнее;
• настроить внутренний файлообменник: внутри почты передавать небольшие файлы удобнее, чем каждый раз переключаться на хранилище данных;
• поддерживать имидж компании: если почта включает адрес сайта, а не просто набор букв, она кажется более надёжной и лучше запоминается.

Письма с корпоративной почты помогают создать прочную ассоциацию с вашим брендом, они мало похожи на письма от спамеров и мошенников. А значит, их не боятся и чаще открывают.

Например, если менеджер напишет клиенту с личной почты lisichka12345@yandex.ru, скорее всего, его проигнорируют. А вот письмо с адреса support@aff1.ru откроют без опасений. К тому же, так вас будет легче идентифицировать в переписке – сразу понятно, от какой компании пришло сообщение.

Преимущества корпоративной почты

Регистрация корпоративной почты не только упрощает коммуникацию с сотрудниками, партнёрами и клиентами, но и повышает эффективность работы. Можно выделить 5 главных плюсов такой почты:

1. Повышение узнаваемости. Домен в почтовом адресе сразу говорит клиенту, из какой компании ему пишут. Это повышает узнаваемость бренда и формирует лояльное отношение.
2. Больше шансов попасть к адресату. Письма с корпоративной почты содержат метки DKIM и SPF, из-за которых почтовые сервисы считывают их, как «потенциально полезные». Такие письма почти никогда не попадают в папку «спам».
3. Защита информации. Внутри корпоративной почты больше инструментов для шифрования и конфиденциальности, чем в обычной. Деловое письмо гораздо сложнее перехватить или подделать.
4. Комфортное управление. Для доменной почты проще настраивать доступы, чем для публичной. Можно устанавливать свою политику, контролировать безопасность, менять пароли, настраивать спам-фильтры, закрывать доступы уволенным сотрудникам и т.д.
5. Контроль. Руководитель легко может проверять переписки сотрудников с клиентами, выявлять недочёты, контролировать оперативность ответов и другие нюансы. Это позволяет лучше выстраивать воронки продаж и повышать прибыль.

Кроме того, почтовые сервисы часто предлагают дополнительные опции для корпоративной почты: например, совместную работу над документами, календари, шаблоны писем для клиентов и многое другое.

Лучшие сервисы для почты на своем домене

Свою доменную почту проще всего создать через почтовый сервис: Яндекс, Google, Mail.ru или Reg.ru. Здесь вы получаете готовый web-интерфейс с антиспам-системой, высоконагруженными DNS-серверами и привычным интерфейсом, как в обычной почте. Останется только подключить домен и настроить ящик под свои задачи.

Разберём 4 лучших сервиса для регистрации доменной почты.

Яндекс 360

У Яндекса есть отдельный сервис «Яндекс 360 для бизнеса», куда входит почта на домене. Можно создать до 1 000 корпоративных аккаунтов, на каждый выделяется от 100 Гб до 3 Тб места на диске (объём хранилища зависит от тарифа). Все письма защищены, хранятся в нескольких копиях в российских дата-центрах.

Интерфейс стандартный, повторяет обычную почту от Яндекса. Здесь легко работать с разными аккаунтами, делить сотрудников на группы, создавать и управлять проектами. Можно настраивать уведомления и заходить в почту со смартфонов.

Преимущества:

• сортировка по заданным меткам: например, по теме письма или имени собеседника;
• видеовстречи без лимитов по времени + трансляции на дорогих тарифах;
• есть удобный мессенджер + приложения для iOS и Android;
• календарь и трекер для совместных задач;
• авторизация по единому логину (SSO) для всех сотрудников;
• персональный менеджер и техподдержка 24/7.

Стоимость: три тарифа, от 249 ₽ до 1 399 ₽ в месяц за каждого пользователя.

Сайт: 360.yandex.ru

---

Google Workspace

Google Workspace (бывший G Suite) – набор сервисов для бизнеса с корпоративной почтой. Почта легко интегрируется с со всеми инструментами. Письма сортируются по трём вкладкам, вручную можно настроить сортировку по пяти вкладкам. Для хранения дают 30 Гб памяти. Если базовых функций недостаточно, можно расширить их плагинами Google.

Из нестандартных функций – можно управлять аккаунтами других пользователей. Например, отследить местоположение, заблокировать экран, запросить пароль или удалённо закрыть доступ одному из сотрудников.

Преимущества:

• продвинутая защита писем за счёт алгоритмов машинного обучения;
• можно смотреть сообщения и сохранять черновики оффлайн;
• удаление/добавление пользователей;
• общение через видео и голосовые (Google Meet + Google Chat);
• можно подключить корпоративный мессенджер.

Стоимость: от $5,4/мес. за каждого пользователя, есть пробный период 14 дней. Есть проблемы с оплатой из РФ и Беларуси, так как принимаются только международные карты.

Сайт: workspace.google.com

---

Mail.ru

Mail.ru для бизнеса теперь называется VK WorkSpace. Кроме корпоративной почты, предлагает доступ к облачному хранилищу, мессенджеру и мобильные приложения для Android/iOS. Почта со стандартным интерфейсом, можно создать её с нуля или легко перенести данные из другого почтового сервиса.

На одном домене доступно до 500 аккаунтов и файловое хранилище от 100 Гб на каждого пользователя. Все письма хранятся в двух экземплярах на двух разных серверах, что гарантирует их сохранность.

Преимущества:

• группировка, фильтрация писем, совместная работа над ними;
• многоуровневая система защиты с фильтрацией спама;
• SMS-уведомления о новых письмах;
• настройка условий и прав доступа для разных аккаунтов;
• интеграция с Active Directory для синхронизации данных о пользователях.

Стоимость. От 199 руб/мес. за одного пользователя. По запросу можно рассчитать тариф с индивидуальными условиями.

Сайт: biz.mail.ru

---

Reg.ru

Почта от Reg.ru – удобный вариант, но менее популярный, чем предыдущие. Предлагает неограниченное число ящиков + от 10 Гб до 160 Гб хранилища на SSD-диске в зависимости от тарифа. По умолчанию стоит ограничение на 1000 аккаунтов (для защиты от спама), через техподдержку можно создать любое число аккаунтов.

Число доменов тоже варьируется: от одного на стартовом до 20 на самом дорогом тарифе. Из дополнительных опций входит календарь, списки контактов и задачи с совместным доступом.

Преимущества:

• панель ISPmanager с удобным администрированием;
• понятный интерфейс + совместимость с другими клиентами (Outlook, Thunderbird);
• возможность интеграции с CRM-системой;
• общий доступ без входа по паролю, настройка чёрных/белых списков;
• управление доменом, SSL-сертификатами, почтой в едином личном кабинете.

Стоимость: от 180 руб./мес. до 1 399 руб./мес. При оплате любого тарифа на 36 месяцев скидка 45%.

Сайт: reg.ru

Смотрите по теме: Как зарегистрировать домен? Полезные советы

Как подтвердить право на домен

Подключить домен к корпоративной почте может только его владелец, поэтому для начала нужно подтвердить право собственности на домен. Покажем, как это сделать, на примере сервиса Beget и почты mail.ru. Для других сервисов процедура будет аналогичной, а подробные инструкции можно найти в справке или у техподдержки.

1. На mail.ru и в большинстве других сервисов домен можно подтвердить тремя способами: через HTML-файл, мета-тег и с помощью DNS-проверки.

Примечание: если у вас уже есть готовый сайт, подойдут первые два варианта. Вы можете либо скачать HTML-файл и загрузить его в корневую папку на хостинге, либо добавить предложенный мета-тег перед закрывающим тегом </head> в коде вашего сайта. Обе процедуры довольно простые, на сайте почтового сервиса есть все инструкции.

2. Если домен есть, а сайта нет, подойдёт третий вариант – подтверждение через DNS-запись. Для этого переходим в нужную вкладку внутри почты и копируем предложенный код.

3. Далее заходим в личный кабинет Beget (или другого хостинга, где зарегистрирован ваш домен). Переходим в меню и выбираем раздел DNS.

4. Находим домен и жмём возле него иконку с карандашом, чтобы отредактировать.

5. В открывшемся окне с настройками кликните «Добавить запись».

6. Выберите в выпадающем меню вариант TXT.

7. Вставьте в появившуюся строчку код, который скопировали в аккаунте почты. Нажмите «Сохранить».

Через какое-то время (обычно от 15 минут до часа) записи на хостинге обновятся. Вам останется только нажать кнопку «Подтвердить» во вкладке с верификацией домена на mail.ru.

Как создать корпоративную почту на своем домене

Как подтвердить домен, уже рассказали – это самый первый и важный шаг, без которого ничего не получится. Теперь выполняем ещё несколько настроек, чтобы адресованные вам сообщения приходили в ящики корпоративной почты. Необходимо:

1. Добавить MX-запись. Она настраивает маршрутизацию – указывает на DNS-сервер, который будет принимать и обрабатывать ваши письма.
2. Добавить SPF-запись. Показывает список серверов, с которых доступна отправка писем. Защищает от спама и фишинга.
3. Прописать DKIM-подпись. Будет сигнализировать о том, что письмо отправил реальный проверенный человек. Рассылки с такой подписью автоматически уходят во «Входящие», а не в спам.

А теперь разберёмся, как всё это работает на практике, и как сделать почту со своим доменом через разные сервисы.

Яндекс

Чтобы создать корпоративную почту от Яндекса, сначала зайдите в свою личную почту или создайте новую, если у вас её ещё нет. Это будет е-мейл администратора для привязки к аккаунту. После этого нужно:

1. Перейти по ссылке 360.yandex.ru, выбрать подходящий тариф и нажать кнопку «Подключить» в нужной карточке.

2. Система предложит выбрать почту администратора. Выбираем и жмём «Продолжить».

3. Если регистрируетесь как ИП или юрлицо, на этом шаге выполните поиск по ИНН и укажите реквизиты. Или можно просто зарегистрироваться как физлицо – в этом случае ничего указывать не надо.

4. Далее система перекидывает на оплату тарифа. Без неё создать почту не получится, так как тестового доступа у Яндекса нет. Когда тариф оплачен, Яндекс попросит подтвердить домен.
5. После подтверждения домена добавляем запись MX. Для этого вернитесь на сайт хостинга (в нашем случае beget), зайдите в свой аккаунт и перейдите в панель управления домена (DNS).

6. Находим здесь домен, к которому нужно подключить корпоративную почту, и нажимаем возле него иконку с карандашом.

7. В появившемся окошке удаляем существующие записи, если они есть, и добавляем новые. Для почты на Яндекс добавляют такие значения:

• preference – 10
• exchange – mx.yandex.net

8. Далее жмём кнопку «Сохранить».

9. Чтобы добавить SFP-запись, в том же окне с настройками на хостинге нужно добавить новую TXT-запись. Вот так это выглядит на Beget:

10. Для Яндекса в строчке TXT указываем следующее значение:

• v=spf1 redirect=_spf.yandex.net

11. После этого нажимаем кнопку «Сохранить».

12. Остался последний шаг – добавление DKIM-подписи. Для этого перейдите в почту на Яндексе по ссылке https://id.yandex.ru/, перейдите на страницу «Домены» и рядом с нужным доменом в списке нажмите кнопку «Настроить DKIM». Система выдаст публичный ключ, который нужно скопировать. Теперь возвращаемся на сайт хостинга, переходим в DNS-панель управления и кликаем по «Добавить подзону».

13. В открывшемся окне указываем значение поддомена mail._domainkey. Нажимаем «Добавить».

14. Новый домен появится в самом низу странички. Нажмите возле него иконку с карандашом, чтобы отредактировать.

15. Добавляем к поддомену новую TXT-запись. В пустую строчку копируем публичный ключ, который взяли в почте Яндекса, и жмём «Сохранить».

В течение 72 часов изменения вступят в силу, и домен будет привязан к корпоративной почте. После этого можно зайти в почту на Яндексе и создать нужное количество аккаунтов для ваших сотрудников.

VK WorkSpace

Для создания корпоративной почты необходимо зайти в свою личную почту или создать новый ящик, если его пока нет. После этого:

1. Переходим на сайт biz.mail.ru. Убедитесь, что справа вверху странички отобразился е-мейл администратора, если нет – нужно заново в него войти. После авторизации нажмите на главном экране кнопку «Подключить».

2. Появится окно, в котором нужно указать домен компании для привязки корпоративной почты. Здесь же можно быстро создать тестовый домен на bizml.ru, чтобы протестировать возможности виртуального офиса. Он будет действовать 30 дней. Когда указали домен, галочкой соглашаемся с условиями использования и жмём «Завершить регистрацию».

3. После этого система перекидывает на подтверждение домена. Подтверждаем его по инструкции и идём дальше.
4. Теперь требуется настроить MX-подпись. Здесь алгоритм ничем не отличается от Яндекса, меняются только значения. Нужно перейти в панель управления хостингом (у нас Beget) и создать новую MX-запись с такими значениями:

• preference – 10
• exchange – emx.mail.ru

Вот так выглядит заполненная форма:

5. Чтобы настроить SPF, добавляем новую TXT-запись и указываем в строке значение v=spf1 redirect=_spf.mail.ru. После этого сохраните новые записи.

6. Для добавления DKIM-подписи следует вернуться в почту на biz.mail.ru, зайти в панель администратора, открыть раздел «Состояние сервера» и скопировать значение DKIM. Выглядит оно примерно так, но у каждого домена значение будет индивидуальное:

После этого останется вернуться на хостинг, создать новый поддомен mail._domainkey и добавить к нему новую TXT-запись со скопированным значением.

Google Workspace

Чтобы создать корпоративную почту от Google WorkSpace, необходимо:

1. Перейти на сайт workspace.google.com и нажать «Начать здесь». Внимание: на 2024 год Google WorkSpace не подключает новых пользователей из России и Беларуси, создать корпоративную почту можно только с ВПН и с указанием данных другой страны.

2. Сервис сразу попросит указать название компании, выбрать число сотрудников и регион.

3. Затем нужно указать контактные данные и доменное имя для привязки к почте.

4. Система проверит домен на подозрительность и предложит перейти к его подтверждению. Gmail – один из немногих почтовых сервисов, где тщательно проверяют домены и отказывают в привязке, если есть подозрение на спам.
5. После подтверждения домена идём на хостинг и добавляем все необходимые записи по аналогии с Яндексом. Значения для Gmail будут такие:

• MX-запись: указана в инструменте настройки Google;
• SPF-запись: v=spf1 include:_spf.google.com ~all
• DKIM-подпись: индивидуальная, указана в консоли администратора на Gmail.

6. Когда все записи будут внесены, нажмите «Сохранить» и дождитесь подтверждения.

Более подробно о том, как создать и настроить корпоративную почту Google, можно прочитать в справке Google WorkSpace. Там есть детальные инструкции для большинства регистраторов, в том числе западных.

Подводим итоги

Корпоративная почта – незаменимый инструмент, который помогает делать эффективные рассылки, вызывает уважение у партнёров и облегчает взаимодействие с сотрудниками.

А пока крупнейшие западные сервисы вроде Google WorkSpace для россиян недоступны, можно пользоваться российскими аналогами: например, подключить корпоративную почту с доменом на Яндекс, Mail.ru или Reg.ru. Пожалуй, самый недорогой вариант на данный момент – почта от Reg.ru, но тут всё зависит от ваших задач и личных предпочтений.

А у вас есть корпоративная почта на домене? Каким сервисом пользуетесь?

Читайте также: Как и какой электронный кошелек создать новичку: ТОП-8 платежек